Gửi kế hoạch qua Zalo: 3 bước để khách đọc xong và trả lời ngay buổi đầu

Buổi tư vấn đầu xong, PT gửi kế hoạch qua Zalo. Khách bấm xem rồi để đó. Vài ngày sau khách mới nhớ ra, lúc ấy họ đã quên mình cần gì. PT thì không biết khách đã đọc chưa. Cách gửi ảnh hưởng đến việc khách có đọc kỹ hay không.

Vì sao file PDF và ảnh chụp hay nằm im

• File PDF phải tải về và mở bằng ứng dụng khác. Trên điện thoại cũ, chữ nhỏ và khó đọc.
• Ảnh chụp màn hình hay bị cắt, bị mờ và trôi mất giữa nhiều tin nhắn.
• Khi PT sửa kế hoạch, phải gửi lại file, và khách dễ mở nhầm bản cũ.
• Khách nhận một khối chữ dài và không biết nên đọc phần nào trước.

Ba bước dưới đây xử lý từng điểm đó.

Bước 1: Xem cùng khách tại chỗ

Khi khách còn ngồi trước mặt, mở kế hoạch trên điện thoại hoặc máy tính bảng và đọc cùng họ. Kế hoạch cần được PT duyệt trước khi mở cho khách xem.

Chọn ba phần để nói: mục tiêu viết theo số đo của khách, lịch tập tuần đầu và ngày đo lại. Các phần còn lại để khách tự đọc ở nhà.

Dừng lại hỏi khách có chỗ nào lệch với thực tế không, ví dụ lịch rảnh hoặc chỗ đau cũ. Cần sửa thì sửa tại chỗ rồi mới gửi.

Ngồi đọc cùng khách có hai lợi ích. Khách hỏi được ngay khi còn thắc mắc. Khi mở lại link ở nhà, họ đã biết mình đang nhìn vào cái gì.

Bước 2: Gửi link, kèm một câu nhắn ngắn

Trước khi khách rời phòng, gửi link qua Zalo. Link mở bằng trình duyệt trên điện thoại, khách không cần tải file hay cài thêm gì.

Câu nhắn nên ngắn: tên khách, một việc cụ thể, một mốc thời gian. Ví dụ:

Chào chị Lan, em gửi chị link kế hoạch của chị. Chị đọc phần mục tiêu và lịch tuần trước nhé. Chị nhắn em ý kiến trước tối mai, em chỉnh nếu có chỗ chưa hợp.

• Một link, một việc. Không gửi kèm ba file và năm lời dặn.
• Gọi tên khách ở câu đầu để họ biết đây là tin riêng, không phải tin gửi hàng loạt.
• Không viết lời hứa kết quả. Kế hoạch đã nói rõ ngày đo lại, tin nhắn không cần nói thêm.
• Tránh gửi lúc khách đang làm việc hoặc đã khuya.

Bước 3: Hẹn mốc trả lời

Tin nhắn không có mốc thường không có hồi âm. Hẹn một thời điểm cụ thể để cả hai cùng nhớ, ví dụ trước tối mai hoặc sáng thứ Bảy trước buổi tập.

Đến mốc mà khách chưa trả lời, nhắn một tin ngắn hỏi khách đã xem chưa và có chỗ nào chưa rõ. Không nhắn dồn nhiều tin trong một ngày.

Khi khách nói cần suy nghĩ thêm, hỏi họ cần biết thêm điều gì để quyết. Thường đó là giá, lịch tập hoặc lo ngại về sức khỏe. PT trả lời đúng điều khách hỏi và không đẩy thêm.

Ba lỗi hay gặp

• Gửi kế hoạch khi PT chưa duyệt. Khách đọc phải bản nháp có chi tiết sai sẽ mất tin ngay từ đầu.
• Gửi bản có ghi chú nội bộ của PT. Bản gửi khách chỉ nên có phần khách cần đọc.
• Gửi khi khách chưa biết mình sắp nhận gì. Cuối buổi tư vấn, nói trước một câu: lát nữa em gửi link kế hoạch qua Zalo cho chị.

Cách làm với AICoLE

Trên AICoLE, PT duyệt kế hoạch rồi lấy link ở bước Gửi khách. Bản khách không có ghi chú kỹ thuật nội bộ của PT. Bạn dán link vào Zalo cùng câu nhắn ngắn ở trên.

Chưa có cách gửi nào bảo đảm khách đồng ý. Ba bước trên chỉ làm cho kế hoạch dễ đọc và dễ trả lời. Quyết định cuối cùng vẫn là của khách.

Việc làm được ở buổi tư vấn tới

• Duyệt kế hoạch trước khi khách đến phòng, để cuối buổi chỉ còn việc đọc cùng khách.
• Viết sẵn một câu nhắn mẫu và đổi tên khách mỗi lần gửi.
• Ghi giờ hẹn trả lời vào lịch để nhắn lại đúng mốc.