Chính sách bảo mật

Dữ liệu sức khỏe là loại dữ liệu nhạy cảm — AICoLE hiểu điều đó và đặt việc bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng phòng gym lên hàng đầu. Chính sách này mô tả cách chúng tôi thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu tuân theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.

AICoLE cam kết thực hiện đầy đủ:

• Yêu cầu sự đồng ý rõ ràng, riêng biệt trước khi lưu dữ liệu sức khỏe khách — không mặc định opt-in;
• Thông báo rõ mục đích xử lý, thời gian lưu trữ, và đối tác tiếp nhận dữ liệu;
• Cho phép rút lại đồng ý bất kỳ lúc nào — ngừng xử lý trong vòng 48 giờ;
• Lưu nhật ký xử lý dữ liệu đầy đủ, không thể xóa ngược;
• Xóa vĩnh viễn toàn bộ dữ liệu trong vòng 30 ngày khi có yêu cầu;
• Thông báo sự cố bảo mật đến cơ quan có thẩm quyền trong vòng 72 giờ;
• Chỉ định người chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu có thể liên hệ trực tiếp.

AICoLE sử dụng các đối tác công nghệ đã qua kiểm duyệt để vận hành nền tảng. Tất cả đều đã ký cam kết xử lý dữ liệu (Data Processing Agreement), trong đó quy định:

• Đối tác chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ thị của AICoLE — không dùng dữ liệu khách cho mục đích khác;
• Dữ liệu gửi sang đối tác không chứa thông tin định danh: không có tên, số điện thoại, địa chỉ — chỉ số liệu cơ thể và mục tiêu tập luyện tổng quát;
• Lưu trữ dữ liệu chính tại khu vực châu Á — đáp ứng yêu cầu lưu trữ trong khu vực ASEAN;
• Dữ liệu tạm thời khi AICoLE đọc phiếu được xóa ngay sau khi xử lý xong (không quá 24 giờ).

Thời hạn lưu trữ mặc định:

Xóa vĩnh viễn (erasure): Khi nhận yêu cầu xóa dữ liệu hợp lệ, AICoLE thực hiện xóa vĩnh viễn khỏi toàn bộ hệ thống lưu trữ trong vòng 30 ngày. Quá trình xóa được ghi nhận vào nhật ký (không thể hoàn tác). Email xác nhận gửi đến người yêu cầu sau khi hoàn tất.

Trong trường hợp xảy ra vi phạm dữ liệu (data breach), AICoLE cam kết:

Mọi thao tác có ảnh hưởng đến dữ liệu nhạy cảm đều được ghi nhật ký (audit log) tự động. Log bao gồm:

• Ai thực hiện (user_id, org_id, role)
• Thao tác gì (đọc hồ sơ, tạo/sửa kế hoạch, duyệt, xuất bản, xóa)
• Thời điểm chính xác (timestamp UTC)
• Từ địa chỉ IP nào

Nhật ký được lưu trong hệ thống bất biến — không thể xóa hay sửa, kể cả bởi quản trị hệ thống. Lưu trữ tối thiểu 12 tháng theo quy định pháp luật. Phòng gym có quyền yêu cầu trích xuất nhật ký liên quan đến tổ chức mình qua địa chỉ DPO.

Dịch vụ không dành cho trẻ em dưới 16 tuổi. Phòng gym có trách nhiệm xác minh độ tuổi trước khi nhập hồ sơ khách vào hệ thống.

Với các đối tượng có nguy cơ cao (thai sản, sau sinh trong 6 tháng, hở cơ bụng, bệnh tim mạch, huyết áp đang điều trị bằng thuốc, chấn thương cột sống, tiểu đường phụ thuộc insulin), AICoLE tự động:

• Hiển thị cờ cảnh báo rõ ràng cho PT trước khi tiến hành;
• Từ chối auto-generate kế hoạch — chuyển sang gợi ý referral bác sĩ hoặc chuyên gia y tế;
• Ghi nhận cờ cảnh báo vào audit log để theo dõi.

Đây là quyết định thiết kế cốt lõi — không thể tắt bởi bất kỳ người dùng hay admin nào.